При смене фамилии сотрудницы или сотрудника необходимо откорректировать некоторые основные документы. Как это сделать правильно в нашей подборке материала.
Сотрудница сменила фамилию: три документа, которые нужно исправить
Чаще всего фамилию меняют именно сотрудницы, когда выходят замуж или наоборот возвращают свою девичью после развода. После получения нового документа удостоверяющего личность с другой фамилией на работе также следует внести корректировки.
Важно! Если не изменить документы и работница продолжит работать со старыми данными и новым паспортом, то компанию могут наказать инспектора за подобное нарушение.
Что следует исправить
В первую очередь корректируют данные в трудовом договоре и трудовой книжке, также обязательно следует внести правки в личную карточку сотрудницы.
Для этого следует запросить у работницы оригиналы новых документов, подтверждающие основание и смену фамилии.
Например, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене фамилии и паспорт.
Важно! Устных данных от сотрудницы не достаточно, т. к. они не являются правомерными.
Только оригиналы документов могут доказать или подтвердить действительную смену фамилии. Также есть риск, что устные данные и данные в документах могут различаться. Возможны ошибки в написании фамилии или датах.
Действия
С оригиналов документов от сотрудницы необходимо снять копии, которые следует вернуть вместе с оригиналами работнику после завершения внесения правок в рабочие документы.
Важно! Хранить копии паспортов или свидетельств из-за смены фамилии по закону не требуется, тем более подшивать их в личные дела. Есть риск, что при проверке компанию могут обвинить в хранение и обработке избыточных личных данных работников, что нарушает права сотрудников.
И еще, по закону оформлять письменное заявление от сотрудницы о смене фамилии не требуется. Однако лишним он не будет, если таковое работница подаст самостоятельно. А у компании будет письменное снование для внесения корректировки в кадровые документы.
Важно! При написании заявления о смене фамилии в трудовой книжке и других документах на работе работница должна написать причину изменения данных и указать подтверждающие это документы.
Что дальше?
После приема заявления от сотрудницы и получения оригиналов подтверждающих документов, а также снятия с них копий производится процедура внесения правок по шагам:
1) издать приказ об изменение фамилии работницы в кадровых документах с указанием названия организации, даты и места составления, номера документа, старых и новых персональных данных сотрудницы;
2) табельный номер оставить прежним;
3) подписать приказ должен руководитель или уполномоченное им лицо;
4) ознакомить с приказом сотрудницу, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и работников кадровой службы;
5) внести изменения в трудовую книжку, личную карточку и трудовой договор;
6) исправить другие кадровые документы по необходимости (график отпусков, пропуск и т.д.).
Если в компании электронный документооборот, то гораздо удобнее провести изменения в ней.
Достаточно указать новые персональные данные сотрудницы, номер приказа и программа сама внесет все правки в документы.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
