Как работать и обрабатывать персональные данные сотрудников разберем подробнее.
Работа с персональными данными сотрудников
Начиная с момента приема на работу нового сотрудника производится работа с его персональными данными. Они есть во всех документах: паспорт, трудовая книжка, диплом, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и в военном билете.
Другие документы работодатель может потребовать, если это установлено законодательством.
Например, при приеме на работу с продуктами питания или в специальные учреждения дополнительно предоставляется медицинская книжка сотрудника.
На добровольной основе работник может предоставить в отдел кадров свидетельство о присвоении ИНН и справку 2-НДФЛ, а также справку с прошлого места работы о сумме заработка для расчета больничного пособия.
Единого перечня сведений или персональных данных законодательством не предусмотрено. К персональным данным относят сведения на основании которых происходит индентификация работника. Например, паспортные данные, место прописки или регистрации, образование, квалификация и т.п.
Нового сотрудника необходимо ознакомить с «Положением о персональных данных» до подписания трудового договора и подтвердить прочитанное его личной подписью.
Для обработки персональных данных потребуется ряд документов, в том числе согласие на обработку и обязательство о неразглашении.
Форму согласия разрабатывают в каждой компании самостоятельно. В документе указываются действия, которые будут совершенны в отношении персональных данных работника и объем обрабатываемых сведений.
Соискатель должен пописать согласие до подписания трудового договора. Принуждать подписывать какой-либо документ, в том числе согласие, запрещено. Согласие на обработку должно быть добровольным.
Имея в наличии такое согласие работодатель может напрямую передавать персональные данные работника в банк, без дополнительного разрешения от сотрудника.
Для чего передаются данные в банк:
- для начисления заработной платы сотруднику;
- для выпуска банковской карты (зарплатной карты), когда договор заключается напрямую с работником;
- для заключения договора с кредитной организацией, если у работодателя есть доверенность и право представлять интересы сотрудника;
- для безналичного расчета с сотрудником.
Каждый сотрудник имеющий доступ к персональным данным других сотрудников обязательно подписывает специальный документ — «Обязательство о неразглашении персональных данных».
Если требуется получить персональные данные у третьей стороны, то сотруднику сообщается в уведомлении о целях и источниках передачи персональных данных.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
