Как обосновать перед налоговой представительские расходы и когда возмещать сотруднику траты — разберемся далее в материале.
Представительские расходы: что это, как подтвердить и обосновать
Итак, что такое представительские расходы?
Налоговый кодекс дает таким расходам свое название — затраты. Эти затраты могут быть связаны с:
- организацией и проведением заседаний совета директоров компании или правления организации;
- обслуживанием и организацией официальных приемов с представителями других организаций с целью проведения переговоров.
Как подтвердить затраты на приемы и заседания?
Законодательно компании обязаны подтверждать необходимость трат на проведение заседаний совета директоров или совета правления организации.
А вот для официальных приемов в законе ничего не прописано, поэтому не известно, что входит в такие мероприятия и предполагаемые суммы на них отсутствуют.
Как отчитаться перед налоговой?
Инспекция может потребовать отчет о проведенном заседании или приеме.
В котором нужно указать:
- дату встречи;
- место проведения мероприятия;
- список участников — со всех сторон;
- цель (обсуждение нового контракта, условий или цен на поставку товара — не раскрывая коммерческую тайну);
- сумму представительских расходов.
Компания вправе указать в сумме расходов:
- стоимость доставки участников в место проведения мероприятия (затраты на такси или на автомобиль фирмы);
- услуги переводчика во время приема/заседания;
- суммы затрат на организацию (буфет, банкет или деловой завтрак/обед, персонал и т. д.).
Важно! Оплата проживания участников мероприятия в гостинице или в ином месте не является частью представительских расходов.
Какими документами подтвердить?
В первую очередь, конечно, отчетом для налоговой.
Далее следует подготовить:
- приказ руководителя компании о проведении данного мероприятия, с целями и участниками;
- смету расходов, также утвержденную руководителем.
Как учитываются представительские расходы в командировке?
Командированный сотрудник обязан предоставить авансовый отчет о своих расходах, а также подкрепить их подтверждающими документами — чеки, квитанции, оплаченные счета и т.д.
Так расходы документально подтверждаются и становятся обоснованными.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
