Какие документы можно держать в электронном виде и какие лучше в оригинале — разберем далее в материале.
Первичка на удаленке: электронные оригиналы и скан-копии
Не только коронавирус и сложная эпидемиологическая ситуация в мире повлияли на ускоренный переход многих специалистов на удаленный режим работы. Эта тема зрела давно и так или иначе уже затрагивалась.
Ранее считалось, что только фотографы, журналисты или дизайнеры могут быть фрилансерами и работать на удаленке.
Мир изменился и уже никого не удивить узкими специалистами-профессионалами, которые также оказывают свои услуги не выходя из дома. Например, как юристы или бухгалтеры.
Но как быть с документами? В работе бухгалтера все сводится к бумагам, конфиденциальным и очень важным.
Конечно, сейчас многие стараются вести электронный документооборот в компаниях. Так как это удобно, надежно и менее затратно.
Однако не все электронные документы однозначно и правильно воспринимаются контролирующими органами и организациями. Чиновники еще в феврале 2020 года практически узаконили сканированные документы. Но предъявили через чур завышенные требования к первичке.
Так как же оформлять первичную документацию в электронном виде, если бухгалтер на удаленке?
Важно! Даже с квалифицированной подписью, сканы все равно являются копиями и не заменяют оригиналы.
Некоторые, конечно же, принимают к учету сведения по скан-копиям, хотя и знают, что такое действие не законно.
Важно! Ранее сканы тоже использовали пока ожидали оригиналы документов от контрагента, а теперь ими вынуждены пользоваться бухгалтера на удаленной работе.
Так можно или нельзя?
Можно, только осторожно. На камеральных проверках инспекторов устроят сканированные копии первички, а вот при более серьезной и углубленной проверке они вправе затребовать подлинники.
Важно! Сканы и электронные документы — это разные вещи. Как правило сканом называют отсканированный на специальной технике (сканере) реальный бумажный документ (чек, накладную, счет-фактуру и т.д.).
А вот электронный документ совсем иное. Он полностью составляется в электронном виде, имеет даты и квалифицированную подпись для защиты от внесения изменений.
Важно! Электронные документы признаются оригиналами, если они соответствуют всем нужным критериям. А именно защищены электронной подписью. Такую первичку инспекторы признают равнозначной той, что составлена на бумаге и подписана лично.
Важно! При удаленной работе очень важно согласовать безопасный обмен документами, чтобы избежать потери данных, а также сохранить конфиденциальность компании.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
