Как перейти на электронные кадровые документы работодателям разберем далее в материале.
О переходе на ЭДО с 2022 года: что и как
Отказаться от бумажных кадровых документов компании и индивидуальные предприниматели вправе уже с 22 ноября 2021 года. Они могут начинать вести обмен электронными вариантами документов со своими сотрудниками и делать это теперь можно без дублирования их на бумаге.
Эксперимент по внедрению электронного документа оборота был завершен 15 ноября текущего года. И по его итогам Минтруда посчитал результаты успешными, поэтому далее эксперимент продолжен не будет, а сразу начнется внедрение ЭДО и постепенный переход ИП и компаний на цифровой формат кадровых документов.
Важно! Переходить на электронный документооборот для работодателей и сотрудников является правом, а не обязанностью. Это означает, что компании могут в некоторых случаях отказаться от электронки, но не стоит пренебрегать этим правом, особенно в современных реалиях с переводом многих работников на удаленку.
На ЭДО можно перевести практически все документы организации, ранее оформляемые на бумажном носителе. Электронный документооборот удобен, безопасен и надежен. Новая система позволит работать с различной документацией, передавать ее и хранить, с меньшей вероятностью утраты или порчи.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге!
Важно! Прежде чем переводить компанию на документооборот в виде цифрового формата, стоит рассмотреть все «за» и «против» конкретно для своего бизнеса, так как в некоторых компаниях это необходимость, а в других не принесет должной выгоды или удобства.
Как перейти на ЭДО с 2022 года?
Перед переходом назначается ответственный сотрудник для разработки локальных актов, необходимых для осуществления перехода на цифровой формат. И он же уведомит сотрудников о новом электронном документообороте, поможет оформить всем работникам цифровые подписи, при получении согласия на отказ от бумажной документации в пользу электронной.
Далее следует выбрать систему кадрового электронного документооборота для использования в компании. Можно пользоваться как своей, так и воспользоваться порталом «Работа в России».
Локальный акт поможет при переходе на ЭДО, так как в нем прописываются положения о переходе на электронный документооборот.
Во втором локальном акте нужно указать сроки и периодичность, в которые сотрудники обязаны будут подписывать электронные документы.
Важно! С локальными актами необходимо ознакомить всех работников. Они должны быть уведомлены, что компания переходит на цифровую документацию, но у всех сотрудников все также есть право выбора вести их кадровые документы дальше на бумаге или начать ведение в электронном виде.
Для перехода на ЭДО сотрудники организации самостоятельно пишут письменные заявления на имя работодателя.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
