Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Как хранить данные сотрудников, можно ли копировать документы работников и за что накажут компанию, если придут проверяющие из трудовой комиссии разберем далее в материале.

 

Личные дела работников: как обезопасить компанию на случай проверки

Работодатели часто делают копии паспортов и других личных документов работников, так как Трудовой Кодекс не запрещает этого. Безусловно случай не редкий, но крайне опасный.

Важно! Снятие копий или просто копирование дипломов либо документов удостоверяющих личность для хранения работодателем часто вызывает претензии прокуратуры и Роскомнадзора.

Важно! Нельзя хранить копии личных документов сотрудников на всякий случай, вдруг понадобятся, а у самого работника спросить оригинал нет времени. Это плохая практика.

Что нельзя делать?

Копировать личные документы работников. Такие как паспорт, военный билет, СНИЛС, диплом об образовании и т. д.

Как законно хранить личные данные?

Допускается переписывать необходимые данные из оригиналов документов. Делается это в при заполнении трудового договора, личной карточки и трудовой книжки. После чего все оригиналы необходимо вернуть сотруднику, владельцу документов.

Почему хранить копии паспортов не стоит?

Проверяющие из Роскомнадзора либо прокуратура могут указать, что работодатель обрабатывает и хранит избыточные персональные данные, раз у него имеются скопированные паспорта, дипломы и прочие личные документы работника. А это уже нарушает права сотрудника и прокурор вправе возбудить в отношении руководителя организации дело об административном правонарушении.

Важно! Любой документ личного характера скопированный работодателем может стать причиной возбуждения судебного разбирательства. Например, копия свидетельства о браке. Так как этот документ не является необходимым для осуществления работником трудовой деятельности, то и хранить его не рекомендуется.

Чем опасно хранение копий документов для компаний кроме штрафа?

Многие сведения со временем теряют свою актуальность и достоверность. Поэтому брать данные из скопированного военного билета или паспорта опасно именно устаревшими сведениями.

Важно! Работодатель должен учитывать реальное состояние документов работника и актуальность сведений в них. Например, сотрудница могла выйти замуж и сменить паспорт. А у компании хранится копия ее старого документа, который уже не действителен.

Но также есть исключения по хранению копий личных документов.

Важно! Если работник сам дал согласие на хранение копий его паспорта, диплома или военного билета, то работодатель может это осуществлять без каких-либо претензий со стороны от инспекторов ГИТ.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги