Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Электронный документооборот вместе с удобством принес много разных проблем компаниям, как как круг имеющих доступ к документам компании вырос в несколько раз, а ответственность все та же. Что делать в таких реалиях бизнесу далее в материале.

Как защитить конфиденциальную информацию от утечки

ЭКДО становится все более популярным и необходимым в любой организации. Начиналась популяризация электронных документов в качестве одной из мер для сотрудников на удаленке во время пандемии ковида, а сейчас все вышло в массы и практически вытеснило бумагу в бизнесе, заменив ее на цифровой формат бланков, отчетов и договоров.

Но доступ к этим документам получили не только непосредственные работники компании, кто работает с той информацией. Круг расширился и это вызывает беспокойство у руководителей и бухгалтеров, так как данные могут оказаться не у тех работников.

Единственный способ или алгоритм защиты от утечки информации — это подробная инструкция для сотрудников с максимально четкими и подробными шагами по работе в системе ЭКДО.

Увы, из-за увеличения пользователей систем электронной передачи документации техническая поддержка сервиса не всегда быстро может прийти на помощь для устранения возникающих неполадок.

Отсюда следует, что работников надо не только инструктировать о работе с электронными документами, чтобы не допустить утечку. Но и давать им инструкцию о возможных неполадках в системе ЭКДО, плюс варианты способов, которые помогут их устранить.

Второе важное в защите конфиденциальной информации — это пароль. Он не должен быть простым, состоящим из набора каких-то всем известных цифр, букв или символов.

В надежном пароле желательно прописывать не менее 10 различных знаков, то есть хороший пароль должен быть уникальным и сложным.

Но мало создать качественный пароль для входа в систему электронного документооборота, его также нельзя вывешивать в виде стикера на рабочем столе, мониторе, записывать в блокнот или хранить в папках с документами в шкафу на видном месте.

Важно! Если работник относится к паролю несерьезно, то он собственноручно повышает вероятность взлома данных.

Из-за удаленки многие сотрудники получили доступ к документам компании из дома с личных ПК и прочих устройств. Работать не в офисе все еще актуально и видимо так и останется навсегда, но следует быть очень осторожными при работе с Wi-Fi, особенно в общественных местах.

То есть работник может взять свой ноутбук и отправиться в кафе или торговый центр, чтобы там поработать за чашкой кофе, но надо помнить, что при подключении компьютера или смартфона к сети общественного Wi-Fi есть риск перехвата сигнала и подключения к этому устройству.

Таким образом возможно получение доступа ко всем данным через Wi-Fi в кофейне или еще где-то.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги