Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Если у документов закончился срок хранения, то они подлежат уничтожению. Разберем весь процесс далее в материале.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Компании должны производить плановые уничтожения бумаг, которые уже не стоит хранить. Но если таких мероприятий долго не проводилось или организация вообще ими пренебрегает, то возможны ситуации, когда это нужно сделать, а подготовка документов к уничтожению отнимает много времени.

Как раз из-за того, что приходится вручную перебрать документы за все годы, чтобы выяснить, что оставить, а что пора уничтожить.

Важно! Уничтожение истекших документов на самом деле один из самых трудоемких процессов в архивном деле.

Прежде чем приступать к делу, следует провести экспертизу ценности и изучить номенклатуру папок с документам, где указаны сроки хранения.

Если по какой-то причине такая номенклатура отсутствует, то следует обратиться к нормативно-правовым актам или Перечню 2010 года, в которых есть информация о сроках хранения почти всех документов.

Важно! Без проверки уничтожать документы нельзя. Срок хранение нужно проверять всегда и, если он еще не истек, а документ уничтожили, то компании грозит штраф.

Ко всему прочему инспекторы вправе доначислить налоги, если у организации нет подтверждающих документов.

Кто должен хранить документацию и как?

Компании и лица, которые занимаются предпринимательской деятельностью обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение всего срока их хранения. Сроки имеются ввиду те, что установлены федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Инструкция по подготовке и уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Провести экспертизу установления ценности и сроков хранения документов в архиве или вне его при помощи комиссии.
По результатам работы эта комиссия проводит заседание, где составляется протокол.
Директор компании утверждает акт.

Непосредственно само уничтожение бумаг по приемо-сдаточной накладной. В акте делается запись о том, какой был вес у уничтоженных документов, сколько дел всего отправилось на уничтожение и сам способ уничтожения.

Важно! В состав экспертной комиссии могут входить руководитель отдела кадров, специалист, ответственный за архив в компании и сотрудники отдела.

Важно! Принимать решения должна экспертная комиссия, совместно и на основании профессионального опыта.

Еще один момент — не имеет значения, что за документы хранят в организации. Главное создать условия, чтобы обеспечить их сохранность в течение установленных сроков и уничтожить в конце окончания срока хранения по всем правилам.

День окончания сохранности документации совершенно не означает, что они сразу же отправляются на утилизацию. Это всего лишь повод провести экспертизу ценности бумаг и уточнить, нужны ли они компании.

Как уничтожают истекшие по срокам документы

Способов много. Чаще всего организации работают с компаниями, которые этим занимаются, где происходит утилизация и переработка макулатуры.

Например, прессованием, высокими температурами или сжиганием. Последним способом сейчас уже почти не пользуются, так как он не экологичен и бумагу после переработки можно еще использовать.

Эти варианты утилизации рентабельны для больших компаний, которые хранят тонны документов. Для обычных офисов подойдет простой шредер.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги