Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Компанию могут ожидать сложности, если во время отчетного периода сотрудник сменил фамилию или паспорт, но забыл сообщить об этом работодателю. Что делать и как быть разберем далее в материале.

Как сдать отчеты, если у работника изменились персональные данные

Смена личных документов и прочей информации, касательно личности, происходит по разным причинам — сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, утрата документа удостоверяющего личность или его замена по возрасту (20 и 45 лет).

Это жизненные ситуации и работник вправе произвести замену своему утраченному документу, но о смене персональных данных он также должен (но не обязан) уведомить своего работодателя.
Однако нет установленных законодательством сроков, в который это сообщение все же следует сделать.

Важно! Из-за смены личной информации сотрудников (фамилии, номера паспорта и пр.) у компании могут не пройти отчеты и возникнут сложности с налоговой.

Чтобы избежать проблем работодателю следует самостоятельно установить сроки, в которые сотрудник будет обязан уведомлять его о смене своих персональных данных, и затем надо отразить это в локальных нормативных актах.

Рекомендуется указывать предельный срок в правилах внутреннего трудового распорядка. Например, при смене паспорта, гражданства или адреса регистрации сообщать об этом необходимо в течение пяти рабочих дней.

Далее сотрудник должен принести в отдел кадров новые документы или обновленные данные. Это может быть как новый паспорт, так и дополнительно свидетельства о браке или его расторжении.

Важно! Работников нужно поставить в известность, что актуальные сведения у работодателя в их же интересах. Персональные данные напрямую влияют на перевод заработной платы или пособий, если у ПФР будет некорректная информация.

Не стоит путать предупреждение и информирование с наказаниями и штрафами. Никакие дисциплинарные взыскания в данной ситуации не предусматриваются законом, так как работодатель не вправе штрафовать своих сотрудников за нарушение установленных им же требований.

Где могут понадобится персональные данные сотрудников и когда?

В состав отчета 6-НДФЛ вносятся реквизиты паспорта, а если была смена фамилии, то эти данные также нужны и для СЗВ-М.

Инспекция может принять отчет со старыми данными, если работник уведомил в последний момент, такое тоже случается. И если ФНС отчетность приняла, то пересдавать ее не потребуется.

Однако налоговики не принимают РСВ с некорректными данными. Например, когда не совпадают ФИО, ИНН или СНИЛС.

Важно! При смене паспорта или фамилии СНИЛС и ИНН не меняется, поэтому получать новое свидетельство работникам необязательно.

Если персональные данные изменились у руководителя компании, то сообщать в ФНС об этом не нужно, так как там сведения уже есть из МВД. Только одно исключение из этого правила — уведомлять придется, когда директор иностранный гражданин.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги