Пандемия внесла свои коррективы в работу многих компаний и организаций, так как им пришлось срочно переводить сотрудников на удаленный режим работы. Некоторые так и остались вне офисов.
Разберем, как оформить компенсации, чтобы не платить НДФЛ и взносы таким работникам далее в материале.
Как оформить выплаты удаленщикам, чтобы сэкономить на налогах
Новый мир и новые реалии. Часть сотрудников работодатели до сих пор оставляют в режиме удаленной работы или наоборот переводят на нее все больше людей из штата. Причина все еще одна — коронавирус. И если кто-то из сотрудников остался на удаленке, то компании обязаны возмещать им затраты на оборудование, связь и программы.
Важно! Не всех работников можно перевести на дистанционную занятость. Например, грузчиков или медицинскую процедурную сестру не посадить дома за компьютер, так как специфика их работы иная и требует контактирования с людьми.
Поэтому работодатели переводят по максимуму офисных сотрудников на удаленку, у которых нет разницы, где им находиться при наличии компьютера и доступа к сети Интернет.
На удаленной работе работники по рабочей необходимости пользуются личными компьютерами, телефоном и различной оргтехникой, как принтеры или сканеры. Это электроприборы и они затратные. Оплачивать доступ в Интернет, электроэнергию и возможный ремонт оборудования также приходится из личных средств.
Компании компенсируют эти затраты, но ФНС не всегда согласна и может посчитать такие компенсации доходом сотрудника. В результате налоговики начисляют на полученный «доход»-компенсацию НДФЛ и страховые взносы.
Важно! Избежать начислений можно и вполне законно, если в трудовом или в коллективном договорах, либо дополнительном соглашении к нему или в локальном акте, определить и указать как будут компенсироваться затраты удаленным сотрудникам.
Не стоит пренебрегать и документами, подтверждающими владение имуществом сотрудником. То есть он должен предоставить бумаги, указывающие о том, что компьютер и прочая техника для работы принадлежит ему.
Например, чеки, договоры и прочее.
Важно! Просить о предоставлении документов следует перед выплатой компенсации на затраты. Кроме того, понадобятся копии документов, подтверждающие расходы (на электроэнергию или интернет-связь), а также, что имущество работника использовалось для работы и в интересах компании.
Важно! Эти документы-подтверждение необходимы для учета затрат при расчете налога на прибыль.
Как рассчитать компенсацию?
Исходя из стоимости оборудования, времени работы и срока полезного использования производится расчет компенсации удаленщикам. Оформляется он бухгалтерской справкой.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
