Что делать, если нужно списать расходы, а первичные документы утеряны? Разберемся далее в материале.
Чем заменить первичку при потере?
В бухгалтерском и налоговом учете используется термин «первичка» или первичные документы.
К ним относятся:
- кассовые чеки
- товарные и транспортные накладные
- акты оказания услуг
- счета-фактуры
Все эти бумаги необходимы для списания расходов и чтобы не платить лишнего в бюджет. Но что делать, если вдруг исчезли эти самые первичные документы?
Заменить на другой документ.
Памятка поможет быстро сориентироваться и найти замену утраченным бумагам.
1. Если потеряли кассовые чеки, то их можно заменить. Но только при оплате картой или при командировках.
Чтобы учесть затраты в бухучете нужно составить бухгалтерскую справку и подкрепить ее:
- квитанцией из терминала оплаты
- квитанцией электронного билета
- квитанцией или счета на проживание
- выпиской по банковской карте с указанием назначения платежа
2. При потере транспортной или товарной накладной следует использовать кассовый чек, независимо от оплаты наличными или электронными деньгами.
Важно! В чеках обязательно должны быть указаны дата, номер, название компании продавца, сумма покупки и данные покупателя, если покупка производилась по карте.
Кстати, в бухгалтерском учете для списания по накладной можно использовать ту же бухгалтерскую справку. Однако в налоговом учете она не пройдет.
3. Подтвердить расходы на работы или услуги нужно специальным актом. Но если его нет,
то в качестве заменяемого первичного документа используется договор на оказание услуги или работ с фиксированной стоимостью.
Или другой накладной, в случае дополнительных или сопутствующих услуг.
4. Со счетами-фактурой сложнее. Ее нельзя заменить в бухгалтерском учете, но в налоговом можно.
Важно! Замена счет-фактуры на другие документы отчетности разрешается только относительно командировок.
Используются для списания расходов счета из гостиниц, квитанции билетов и прочих платежных документов.
Важно! Первичные документы необходимо собирать, обрабатывать и хранить. Не стоит пренебрегать этими документами, так как что-то можно заменить или восстановить, а что-то нет.
Налоговики не всегда идут на встречу предпринимателям и компаниям в таких ситуациях, возможны проблемы и санкции со стороны контролирующих органов.
Остались вопросы?
Консультация бесплатно!
