Бухгалтерское обслуживание в Таганроге

для малого и среднего бизнеса

Что делать, если нужно списать расходы, а первичные документы утеряны? Разберемся далее в материале. 

Чем заменить первичку при потере?

В бухгалтерском и налоговом учете используется термин «первичка» или первичные документы. 

К ним относятся: 

  • кассовые чеки 
  • товарные и транспортные накладные 
  • акты оказания услуг 
  • счета-фактуры 

Все эти бумаги необходимы для списания расходов и чтобы не платить лишнего в бюджет. Но что делать, если вдруг исчезли эти самые первичные документы? 

Заменить на другой документ.

 

Памятка поможет быстро сориентироваться и найти замену утраченным бумагам. 

1. Если потеряли кассовые чеки, то их можно заменить. Но только при оплате картой или при командировках. 
Чтобы учесть затраты в бухучете нужно составить бухгалтерскую справку и подкрепить ее:

  • квитанцией из терминала оплаты
  • квитанцией электронного билета
  • квитанцией или счета на проживание
  • выпиской по банковской карте с указанием назначения платежа

2. При потере транспортной или товарной накладной следует использовать кассовый чек, независимо от оплаты наличными или электронными деньгами.

Важно! В чеках обязательно должны быть указаны дата, номер, название компании продавца, сумма покупки и данные покупателя, если покупка производилась по карте. 

Кстати, в бухгалтерском учете для списания по накладной можно использовать ту же бухгалтерскую справку. Однако в налоговом учете она не пройдет.

3. Подтвердить расходы на работы или услуги нужно специальным актом. Но если его нет, 
то в качестве заменяемого первичного документа используется договор на оказание услуги или работ с фиксированной стоимостью.
Или другой накладной, в случае дополнительных или сопутствующих услуг.

4. Со счетами-фактурой сложнее. Ее нельзя заменить в бухгалтерском учете, но в налоговом можно. 

Важно! Замена счет-фактуры на другие документы отчетности разрешается только относительно командировок.
Используются для списания расходов счета из гостиниц, квитанции билетов и прочих платежных документов. 

Важно! Первичные документы необходимо собирать, обрабатывать и хранить. Не стоит пренебрегать этими документами, так как что-то можно заменить или восстановить, а что-то нет.

Налоговики не всегда идут на встречу предпринимателям и компаниям в таких ситуациях, возможны проблемы и санкции со стороны контролирующих органов.

Остались вопросы?

Консультация бесплатно!

Бухгалтерские услуги